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Notre réglement intérieur
(en application de l’article 28 des statuts) Conformément aux statuts votés en AGE le 21 juin 2006
Le Conseil d'Administration
Fonctionnement des assemblées générales et élection
Entités de la SFE
Fonctionnement
Réglement intérieur version pdf : Télécharger
Article 1 : Siège social
Le siège social de l'association est situé au 1, avenue de la porte de Montrouge 75014 Paris
Article 2 : Acceptation des membres (art. 7 des statuts)
Le conseil d’administration décide de l’acceptation des demandes d’adhésion, sous forme de liste.Il peut refuser une demande d’adhésion. Le motif de se refus est notée au PV de la réunion concernée et sur un registre spécial « Refus des adhésions ».Le candidat refusé est informé de la décisions du CA.Le candidat refusé peut saisir l’Assemblée Générale Ordinaire pour demander un examen et un vote sur sa demande d’adhésion.Pour cela il adresse au Président, sous AR, une demande d’appel écrite et argumentée.Le Président est tenu d’enregistrer cette demande d’appel, d’en informer le CA, de l’enregistrer sur un registre spécial et d’organiser la présentation de cet appel à la première AGO qui suit la réception.
Article 3 : Membres institutionnels (art. 6 des Statuts)
Conformément à l’article 6 des statuts, les membres institutionnels désignent, nommément, un représentant, détenteur du droit de vote de l’institution et un suppléant.
Ce représentant est en même temps le correspondant de la SFE. L’adhésion institutionnelle ouvre droit à la participation d’un maximum de cinq personnes dans les groupes de travail de la SFE (y compris le correspondant).
L’acceptation du soutien financier accordé à la SFE par les membres institutionnels, en supplément de leurs cotisations relève d’une décision du Conseil d’administration.
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LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 4 : Fonctionnement et missions du Conseil d’administration (art. 13 des statuts)
Les membres du Conseil d’administration sont membres individuels au sens de l'article 5 des statuts.
Ils sont élus à titre personnel.
Le Conseil d’administration attribue les mandats prévus par l’article 11 des statuts ; il décide des missions permanentes ou ponctuelles qu’il confie à l’un ou plusieurs de ses membres (groupes de travail du Conseil d’administration) ; le président, pour les affaires n’engageant pas la responsabilité légale de la SFE, propose un/plusieurs membres du Conseil d’administration pour représenter la société ;
Les adhérents qui ont un mandat sont invités aux réunions du Conseil d’administration pour rendre compte de leur activité au moins une fois par an.
Le Conseil d’administration est informé des décisions urgentes prises par le président conformément à l’article 14 alinéa a des statuts.
Le président, signataire de la correspondance, peut déléguer cette signature pour des missions permanentes ou ponctuelles.
Les prestations externes ès qualités des membres du Conseil d’administration sont effectuées à titre gratuit. Le Conseil d’administration peut décider la prise en charge de leurs frais de mission.
Le Conseil d’administration et ses membres s'interdisent ès qualités toute appréciation ou recommandation au nom de la SFE portant sur toute offre de prestation d’évaluation ou de formation à l’évaluation.
Article 5 : Missions du Conseil d'Administration (art. 13 des statuts)
Elles sont précisées à l'article 13 des statuts. Elles peuvent être complétées dans cet article.
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FONCTIONNEMENT DES ASSEMBLEES GENERALES ET ELECTION
Article 6 : Présidence de l’AGO
Le président de la SFE, lors de l’ouverture de chaque assemblée générale ordinaire, propose la désignation d’un président de l’assemblée générale, parmi les adhérents qui ne sont pas candidats à l’élection au Conseil d’administration.
Article 7 : Election …(art. 23 des statuts)
Sont électeurs les membres à jour de leur cotisation annuelle (conformément aux dispositions de l’article 5 des statuts).
Les adhérents peuvent donner procuration écrite à un adhérent de leur choix. Un adhérent ne peut recueillir au maximum que trois procurations. Les procurations doivent avoir été enregistrées au secrétariat de la SFE au plus tard la veille de l’assemblée générale.
Article 8 : Candidature au CA (art. 26 des statuts)
Les candidatures au Conseil d’administration sont présentées librement sous la seule réserve de la vérification de la qualité de membre individuel de l’association à jour de sa cotisation.
Elles doivent être enregistrées auprès du secrétariat au plus tard 15 jours avant l’ouverture des travaux de l’assemblée.
Chaque candidat(e) accompagne sa candidature d’un document écrit retraçant les qualités qu’il(elle) estime devoir faire connaître à l’assemblée, et, a minima, les éléments d’information nécessaires à l’appréciation des spécifications de l’article 10 des statuts. Le(a) candidat(e) présente oralement à l’AG les orientations particulières qu’il envisage de défendre s’il(elle) est élu(e).
Article 9 : Déroulement élection du CA (art. 27 des statuts)
Un président du bureau de vote et deux assesseurs (non candidats) sont désignés.
L’élection se déroule par scrutin plurinominal sur liste à un tour avec possibilités de rayer des noms. Aucun nom supplémentaire ne peut être rajouté.
Le bulletin comporte la liste des candidats déclarés, classés par ordre alphabétique.
Le dépouillement est réalisé immédiatement après la clôture des opérations de vote.
Un classement décroissant est effectué en fonction du nombre de voix obtenues par chaque candidat.
Les postes à pourvoir sont octroyés aux candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix.
Les résultats sont proclamés.
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ENTITES DE LA SFE
Article 10 : Groupes de travail, clubs, groupes professionnels ou institutionnels … (art. 18 des Statuts)
Les groupes de travail, clubs, groupes professionnels ou institutionnels qui souhaitent utiliser la qualité d'organismes de la SFE, conformément à l'article 18 des statuts, doivent au préalable demander au Conseil d’administration une validation de leur projet et de leurs orientations. Ils sont constitués pour une durée maximale de deux ans, renouvelable par accord du Conseil d’administration, et leur création est portée à la connaissance de l’ensemble des adhérents.
Un groupe ou un club sont animés par un binôme. Ceux-ci sont obligatoirement membres de la SFE.
Le Conseil d’administration invite, en tant que de besoin, les responsables des groupes mentionnés à l'article 18, à présenter leurs travaux. Les dits groupes rendent compte au Conseil d’administration de leur activité au moins une fois par an et au plus tard deux mois avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Article 11 : Délégué Général (art. 17 des statuts)
Par décision du Conseil d’administration (ex bureau avant 2006), la SFE ne fait plus appel, pour l’instant, à un délégué général. Les fonctions sont réparties entre les membres du CA.
Missions du délégué quand il existe :
Sous la responsabilité et en collaboration avec le délégué général, le permanent assiste le délégué général dans sa mission de liaison entre les groupes de travail, les clubs régionaux, et les organisateurs du colloque. Pour ce faire et afin d’assurer l’information, le permanent doit disposer de toute les informations et contacts. En outre, il appartient au délégué général de proposer au Conseil d’administration un plan d’action pour les groupes et clubs, ainsi qu’un projet d’organisation pour le colloque en lien avec le comité de programme, et de mettre en oeuvre les décisions prises par le Conseil d’administration se rapportant aux missions qui lui sont confiées.
Article 12 : Les JFE (art. 3c des statuts)
Les Journées Françaises de l’évaluation (JFE) marquent un temps fort dans la vie de l’association, Ce colloque mobilise l’essentiel de l’activité de l’exécutif de la SFE et de son permanent. Dans ces conditions, il est indispensable d’en maîtriser le bon déroulement, ses aspects administratifs, notamment ses répercussions financières.
- Le Conseil d’administration fixe le cadre dans lequel se déroule le colloque : lieu, dates, thème, orientations et enveloppes
budgétaires.
- Le contenu du colloque est proposé par le comité de programme (qui compte au moins deux membres du Conseil
d’administration et coprésidé par un des membres du Conseil d’administration) discuté et validé par le Conseil
d’administration.
- L’organisation du colloque décidé par le Conseil d’administration s’appuie sur une équipe locale (lieu du colloque) ou le
comité d’organisation (qui compte au moins un membre du Conseil d’administration), en lien étroit avec l’équipe du siège,
en particulier le permanent. Pour chaque contact, ou négociation, avec des tiers (sponsors, fournisseurs, participants,
intervenants, etc) susceptibles de répercussions financières doit faire l’objet de compte rendu écrit, transmis au Conseil
d’administration (et au siège) pour suivi.
Article 13 : Site Internet (art. 3c des statuts)
L’association dispose d’un site Internet dont la mise à jour est réalisée en interne par l’attaché(e) de direction, sous la responsabilité du secrétaire, du webmestre ou de responsables de rubrique, désignés par le CA . Les groupes et clubs ont la possibilité de faire insérer sur le site SFE des comptes rendus de réunions ainsi que des productions issues de leurs travaux. Pour ce qui concerne les papiers libres (cas d’article ou de papier présentant la réalisation d’une expérience ou l’approfondissement d’un sujet pour un ou plusieurs auteurs) un comité de lecture comprendra au moins deux membres de Conseil d’administration. Il étudie et valide au préalable la mise sur site.
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FONCTIONNEMENT
Article 14 : Procédure comptable et budgétaire (article 31 des statuts)
La SFE a choisi de sécuriser ses procédures comptables et financières. Le budget prévisionnel annuel est approuvé par le Conseil d’administration. Dans ce cadre budgétaire, les opérations comptables sont effectuées en interne par l’attaché(e) de direction, ainsi que toutes les opérations de trésorerie, sous la responsabilité du trésorier. Un expert comptable peut être nommé pour les révisions des comptes, (à chaque fin de trimestre et révision générale à la fin de l’année). Toutes les tâches comptables et de suivi bancaire, qu’elles concernent le fonctionnement courant ou celui du colloque, passent également par l’attaché(e) de direction : ce qui lui permet d’être réactif et de vérifier en temps réel la conformité des engagements aux décisions du CA. Le traitement comptable prévoit une comptabilité analytique identifiant les dépenses et les recettes des différents projets de la SFE. On peut ainsi mettre en place un système de veille et d’alerte en cas de difficulté. Si alerte financière, retour immédiat vers le Conseil d’administration qui prendront collégialement les mesures qui leur paraîtront nécessaires. Ceci a pour conséquence que, dès l’origine, tous les éléments budgétaires, en prévisionnel comme en réalisation, sont transmis en double à l’attaché(e) de direction et au trésorier. C’est ce dernier qui assure la mise en forme de ces éléments, les traduit en budget ou en réalisation, en donne connaissance au conseil d'administration et les lui fait valider. De surcroît, le trésorier rend compte à chaque réunion de conseil d'administration de la situation financière de l’association, et donne pour tout projet, outre son avis de membre du Conseil d’administration, le point de vue particulier lié à sa fonction.
Article 15 : l’attaché(e) de direction
Toutes les tâches administratives, qu’elles concernent le fonctionnement général ou celui du colloque, passent par le permanent : courriers (arrivée / départ), point de centralisation de tous les documents administratifs et comptables (tenue des archives), etc. Ceci signifie par exemple que : qui a un courrier à adresser, le rédige (ou le dicte), le fait éventuellement valider, puis le transmet au permanent pour envoi et suivi. Ce mode de fonctionnement évite à la fois la dispersion et le recours à des secrétariats personnels. En conséquence, pour la signature des courriers courants, l’attaché(e) de direction dispose de la griffe des président, secrétaire et trésorier ainsi que celle du délégué général.(quand il existe)
Sous la responsabilité des secrétaire, président et trésorier, le permanent, garant de la fiabilité des données, a pour mission la gestion de la mise à jour de la base de données (adhérents et sympathisants) aussi bien pour le suivi comptable et administratif, que pour les relations avec le public. Il appartient au secrétaire, au vu des explorations faites sur la base des fichiers de la SFE, de proposer au bureau ou au conseil d'administration les campagnes de conquête des adhérents, d’en faire discuter le Conseil d’administration pour validation et mise en oeuvre.
Article 16 : Ligne éditoriale (art. 3c des statuts)
La ligne éditoriale de l’association est créée, en vue d’une collection des actes des colloques de la SFE d’une part, et de cahiers thématiques d’autre part. A cet effet, le Conseil d’administration constitue un comité éditorial pour définir cette ligne éditoriale à partir des propositions formulées par les uns et les autres.
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Le Conseil d'Administration
Fonctionnement des assemblées générales et élection
Entités de la SFE
Fonctionnement
Ce représentant est en même temps le correspondant de la SFE. L’adhésion institutionnelle ouvre droit à la participation d’un maximum de cinq personnes dans les groupes de travail de la SFE (y compris le correspondant).
L’acceptation du soutien financier accordé à la SFE par les membres institutionnels, en supplément de leurs cotisations relève d’une décision du Conseil d’administration.
Ils sont élus à titre personnel.
Le Conseil d’administration attribue les mandats prévus par l’article 11 des statuts ; il décide des missions permanentes ou ponctuelles qu’il confie à l’un ou plusieurs de ses membres (groupes de travail du Conseil d’administration) ; le président, pour les affaires n’engageant pas la responsabilité légale de la SFE, propose un/plusieurs membres du Conseil d’administration pour représenter la société ;
Les adhérents qui ont un mandat sont invités aux réunions du Conseil d’administration pour rendre compte de leur activité au moins une fois par an.
Le Conseil d’administration est informé des décisions urgentes prises par le président conformément à l’article 14 alinéa a des statuts.
Le président, signataire de la correspondance, peut déléguer cette signature pour des missions permanentes ou ponctuelles.
Les prestations externes ès qualités des membres du Conseil d’administration sont effectuées à titre gratuit. Le Conseil d’administration peut décider la prise en charge de leurs frais de mission.
Le Conseil d’administration et ses membres s'interdisent ès qualités toute appréciation ou recommandation au nom de la SFE portant sur toute offre de prestation d’évaluation ou de formation à l’évaluation.
Les adhérents peuvent donner procuration écrite à un adhérent de leur choix. Un adhérent ne peut recueillir au maximum que trois procurations. Les procurations doivent avoir été enregistrées au secrétariat de la SFE au plus tard la veille de l’assemblée générale.
Elles doivent être enregistrées auprès du secrétariat au plus tard 15 jours avant l’ouverture des travaux de l’assemblée.
Chaque candidat(e) accompagne sa candidature d’un document écrit retraçant les qualités qu’il(elle) estime devoir faire connaître à l’assemblée, et, a minima, les éléments d’information nécessaires à l’appréciation des spécifications de l’article 10 des statuts. Le(a) candidat(e) présente oralement à l’AG les orientations particulières qu’il envisage de défendre s’il(elle) est élu(e).
L’élection se déroule par scrutin plurinominal sur liste à un tour avec possibilités de rayer des noms. Aucun nom supplémentaire ne peut être rajouté.
Le bulletin comporte la liste des candidats déclarés, classés par ordre alphabétique.
Le dépouillement est réalisé immédiatement après la clôture des opérations de vote.
Un classement décroissant est effectué en fonction du nombre de voix obtenues par chaque candidat.
Les postes à pourvoir sont octroyés aux candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix.
Les résultats sont proclamés.
Un groupe ou un club sont animés par un binôme. Ceux-ci sont obligatoirement membres de la SFE.
Le Conseil d’administration invite, en tant que de besoin, les responsables des groupes mentionnés à l'article 18, à présenter leurs travaux. Les dits groupes rendent compte au Conseil d’administration de leur activité au moins une fois par an et au plus tard deux mois avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Missions du délégué quand il existe :
Sous la responsabilité et en collaboration avec le délégué général, le permanent assiste le délégué général dans sa mission de liaison entre les groupes de travail, les clubs régionaux, et les organisateurs du colloque. Pour ce faire et afin d’assurer l’information, le permanent doit disposer de toute les informations et contacts. En outre, il appartient au délégué général de proposer au Conseil d’administration un plan d’action pour les groupes et clubs, ainsi qu’un projet d’organisation pour le colloque en lien avec le comité de programme, et de mettre en oeuvre les décisions prises par le Conseil d’administration se rapportant aux missions qui lui sont confiées.
budgétaires.
- Le contenu du colloque est proposé par le comité de programme (qui compte au moins deux membres du Conseil
d’administration et coprésidé par un des membres du Conseil d’administration) discuté et validé par le Conseil
d’administration.
- L’organisation du colloque décidé par le Conseil d’administration s’appuie sur une équipe locale (lieu du colloque) ou le
comité d’organisation (qui compte au moins un membre du Conseil d’administration), en lien étroit avec l’équipe du siège,
en particulier le permanent. Pour chaque contact, ou négociation, avec des tiers (sponsors, fournisseurs, participants,
intervenants, etc) susceptibles de répercussions financières doit faire l’objet de compte rendu écrit, transmis au Conseil
d’administration (et au siège) pour suivi.
Sous la responsabilité des secrétaire, président et trésorier, le permanent, garant de la fiabilité des données, a pour mission la gestion de la mise à jour de la base de données (adhérents et sympathisants) aussi bien pour le suivi comptable et administratif, que pour les relations avec le public. Il appartient au secrétaire, au vu des explorations faites sur la base des fichiers de la SFE, de proposer au bureau ou au conseil d'administration les campagnes de conquête des adhérents, d’en faire discuter le Conseil d’administration pour validation et mise en oeuvre.